EVENT ORGANIZER

PENGERTIAN EO

Event organizer adalah istilah untuk penyedia jasa profesional penyelenggara acara. Meski bisa dialih bahasakan, namun umumnya istilah aslinya tetap dipergunakan. Atau untuk mudahnya disebut EO. Pada dasarnya, tugas dari EO. adalah membantu kliennya (client) untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO. juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri.

JENIS-JENIS EO

Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan menjadi:

ü  One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun.

ü  MICE : Kependekan dari( Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O. yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.

ü  Musik dan Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.

ü  Penyelenggara Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.

ü  Penyelenggara Ulang Tahun: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak.

ü  Penyelenggara Pribadi: E.O. khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi orang kaya.

STRUKTUR ORGANISASI SEBUAH EVENT ORGANIZER

Event Organizer (EO) merupakan organisasi yang didalamnya terdapat sekumpulan orang yang memiliki fungsi menyelenggarakan dan melaksanakan sebuah acara dengan fungsi dan peran masing – masing dari perencanaan hingga acara berakhir. Di dalam meraih kelancaran dan kesuksesan sebuah acara yang ditangani, EO harus memiliki orang – orang yang mampu menjalankan fungsi dalam bagian – bagian kerja sebuah organisasi tersebut. Ketika berbicara EO sebagai sebuah perusahaan, maka susunan organisasi perusahaan tidaklah berbeda dengan institusi bisnis lainnya seperti terdiri dari Direktur, Manager – Manager yang membawahi masing – masing divisi seperti, marketing, administrasi, keuangan, operasional, produksi dan lain sebagainya. Namun ketika berbicara EO dalam sebuah project penyelenngara event, maka struktur organisasi akan menyesuaikan dengan kebutuhan project tersebut.

Antara satu event dengan event lainnya akan memiliki struktur organisasi yang berbeda. event Exhibition yang diselenggarakan di sebuah Mall atau Hotel berbintang akan memiliki tim yang berbeda dengan event Exhibition yang digelar di Lapangan. Demikian pula dengan sebuah Konser Musik. Perbedaan ini diadasari pada beberapa hal berikut :

1. Kebutuhan tim dalam menjalankan fungsi kerja

2. Efektifitas dan Efisiensi kerja

3. Besar kecilnya event

Sebagai usaha yang berorientasi pada keuntungan, EO akan menghitung jumlah personil dalam tim secara cermat dan teliti. Tidak ada jaminan kesuksesan sebuah event yang terdiri dari banyak orang.

Beberapa contoh fungsi yang biasanya ada dalam sebuah project event diantaranya:

Project Officer / Event Manager

Adalah pemimpin proyek. Bertanggungjawab terhadap kelancaran dan kesuksesan event. Mulai dari perencanaan hingga event selesai. Fungsi ini biasanya lebih mengurusi masalah – masalah administratif dan persiapan – persiapan kelengkapan, tentunya harus diambil orang yang memang sudah berpengalaman atau memang sudah diandalkan menangani berbagai event. Dalam kerjanya Project Officer ini bisa memiliki beberapa anak buah yang akan membantu menangani persiapan venue, promosi, perijinan & keamanan, konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, kesekretariatan, dan sebagainya yang biasa disebut Field Officer.

Field Officer

Adalah fungsi yang menangani persiapan venue, promosi, perijinan & keamanan, konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, kesekretariatan dan sebagainya. Dengan kata lain fungsi ini adalah yang menjalankan fungsi operasional.

Tallent Officer

Menangani pekerjaan yang berhubungan dengan talents/artis/pengisi acara, mulai dari negosiasi waktu, honor, membuat MOU sampai pada kebutuhan artis saat pentas, transportasi, konsumsi, akomodasi dan lain – lainnya

Show Director

Show Director adalah yang bertanggungjawab terhadap kualitas sajian acara, baik dari segi artistik maupun kenyamanan audiens. Biasanya Show Director akan memiliki tim yang terdiri dari Art Director, Stage Manager, Sound Engineer, Lightingman, Security & Runner

Art Director

Bertanggungjawab terhadap permasalahan artistik, seperti tampilan panggung, dekorasi, dan efek – efek lainnya yang berhubungan dengan estetika.

Stage Manager

Bertanggungjawab terhadap kelancaran acara. Stage Manager akan mengatur kemunculan talents sesuai rundown dan mengendalikan waktu tampil.

Sound Engineer/Soundman

Bertanggungjawab terhadap kontrol kualitas sound system.

Lightingman
Bertanggungjawab terhadap kontrol kualitas lighting.

Security
Adalah personil dari kepolisian atau mereka yang ditugaskan. Bertanggungjawab terhadap seluruh keamanan acara dari mulai lokasi, jalannya acara, dan pihak lain – lain yang terkait.

Runner
Adalah tim yang terdiri dari beberapa orang, yang bertugas serabutan, menjadi penghubung antara Show Director dengan pihak – pihak lainnya.

Client Service

Bertanggung jawab sebagai penghubung antara klien sebagai sponsor/ penyandang dana kepada Show Director dan Project officer. Client Service ini akan menemani klien dari sejak klien tersebut hadir di arena event hingga pulang dengan kepuasan.

Contoh – contoh diatas adalah beberapa fungsi yang biasanya ada dalam sebuah event. Tetapi, bisa terjadi dalam sebuah event ada fungsi – fungsi diatas yang justru dihilangkan karena pekerjaan dapat di-handle oleh fungsi lainnya. Dan juga tentunya masih ada beberapa fungsi lain yang mungkin dibutuhkan dalam sebuah penyelenggaraan event, diantaranya seperti :

ü  Officer Lomba yang bertugas menangani jalannya perlombaan

ü  Liaison Officer yang bertugas mendampingi tamu/artis

ü  Crew Multimedia yang bertugas melakukan kontrol kualitas sajian media

ü  Tim Dokumentasi, PR, Usher, dll

*******

Resensi Buku

Meniti Kesuksesan dengan Enam Pilar Kehidupan

Judul        : 6 Kecerdasan Seni Menata Hidup
Penulis      : Ahmad Al Barra’ Al Amiri
Penerbit  : Tarbawi Press
Cetakan : I, Desember 2012
Tebal        : x 204 Halaman

Ketiga pilar tersebut adanya di dalam diri. Berhasil dan tidaknya seseorang dalam mengelolanya bisa dilihat dari Kecerdasan Sosial sebagai pilar keempat. Hal ini merupakan masalah penting yang seringkali luput dari perhatian.

Betapa banyak orang yang memimpikan sukses, namun tidak sedikit dari mereka yang justru gagal dalam hidup karena banyak faktor, mulai dari salah memahami makna sukses, salah cara menggapainya, sampai ketidakjelasan tujuan.

Buku yang merupakan rangkuman setengah abad perjalanan hidup penulisnya ini mengajak para pembaca untuk meneliti satu persatu pilar-pilar kesuksesan. Jika diibaratkan, sukses adalah bangunan utuh terdiri dari enam pilar yang saling berkaitan satu dengan lainnya.

Kecerdasan Spiritual adalah pilar pertama. Hal ini sesuai dengan maksud diciptakannya manusia ke dunia ini. Tuhan menugaskan manusia ke dunia dengan bermacam-macam kewajiban. Mereka dianggap sukses bila mampu menjalankan perintah-perintah Allah. Maka, kecerdasan spiritual erat kaitannya dengan seberapa baik hubungan antara seseorang dengan penciptanya.

Selanjutnya adalah Kecerdasan Jiwa. Dalam hali ini, penulis mengatakan, "Spiritual dan jiwa satu sama lain saling terkait. Dan ini adalah hal yang alami. Karena manusia itu semuanya satu kesatuan" (hal 71). Di dalam bab ini, penulis setidaknya menyajikan tentang tiga hal. Keutamaan yang harus diperoleh dan kehinaan yang harus dihindari. Tujuh karakter jiwa dan cara mengambil manfaat darinya serta beberapa nasihat untuk melepaskan diri dari keresahan.  Spiritual dan jiwa erat kaitannya dengan hati. Oleh karenanya, kedua pilar tersebut hanya bisa diperoleh dengan banyak mendekatkan diri kepada Sang Pencipta sebagai sumber dari segala macam kebaikan di muka bumi ini.

Pilar ketiga adalah Kecerdasan Pikiran. Pusat dari kecerdasan ini ada di dalam otak. Untuk mencapai derajat cerdas pikiran, penulis menyebutkan empat hal yang bisa dilakukan: beretika yang luhur, berdiskusi, membaca dan menulis (hal 126-132). Di dalam bab ini, disebutkan pula jenis-jenis berpikir dan kesalahan-kesalahannya.

Ketiga pilar tersebut adanya di dalam diri. Berhasil dan tidaknya seseorang dalam mengelolanya bisa dilihat dari Kecerdasan Sosial sebagai pilar keempat. Hal ini merupakan masalah penting yang seringkali luput dari perhatian. Sehingga, banyak dijumpai orang yang kualitas hubungannya baik dengan penciptanya namun kasar terhadap istri dan keluarganya. Atau seseorang yang secara kognitif pandai, bergelar doktor, namun korupsi.

Keempat pilar itu terasa kurang lengkap tanpa adanya Kecerdasan Fisik. Dalam keadaan sehat, dua hal yang harus dilakukan adalah mengonsumsi makanan sehat dan olah raga sesuai dengan kemampuan. Sedangkan dalam keadaan sakit, penulis membeberkan sepuluh nasihat bijak terkait sakit. Di antaranya, "Bekali diri dengan wawasan kesehatan! Bacalah buku-buku bermutu tentang kesehatan umum, penyakit-penyakit yang sedang mewabah dan sarana-sarana pengobatan" (hal 172).

Terakhir adalah Kecerdasan Harta. Komponen utamanya ada pada tiga hal: perencanaan, pembukuan, dan analisis. Intinya merencanakan seberapa besar pendapatan, membukukan setiap pengeluaran dan menganalisis kedua hal tersebut. Yang menarik, ditegaskan bahwa kebahagiaan (kesuksesan) bukanlah terletak pada banyak harta seseorang. Karena banyaknya harta dan kebahagiaan dua hal yang sangat berbeda (hal 177).

*******